10 Tips als u wilt deelnemen aan een mediation

U heeft een situatie waar u niet uitkomt. U en uw gesprekspartner bereiken elkaar niet, en u loopt tegen blokkades aan. Soms, als het gaat om een dienstverband waarbij de werknemer ziek is geworden, heeft de bedrijfsarts geadviseerd dat een mediation moet worden ingezet. En soms heeft u zelf al besloten dat het goed is om een mediationtraject in te gaan. 

Dan komen er ongetwijfeld vragen bovendrijven. Over het verloop van een mediationproces, en de manier waarop het lopende conflict opgelost kan worden. Hoe kunt u zich zo goed mogelijk voorbereiden, en greep houden op wat er tijdens de mediation gebeurt? Hieronder vindt u 10 tips.

Voorbereiding op de mediation

Tip 1: Beide partijen zijn betrokken bij de keuze voor een mediator

U bepaalt samen met de andere deelnemer welke mediator u inschakelt. Dat is dus niet afhankelijk van degene die het initiatief neemt om mediation in te zetten. U overlegt samen over de keuze van de mediator. De keuze is er een waar jullie beiden achter moeten staan.

Tip 2: Zoek de juiste mediator

Oriënteer u goed: Wat voor soort mediator zoekt u?

Het is goed om te onderzoeken: wat is de achtergrond van de mediator, wat is zijn/haar ervaring? Het ook goed om een telefonisch contact met verschillende mediators te hebben om kennis te maken. U kunt dan vragen hoe de mediator te werk gaat. Zodat u een keuze kunt maken voor een mediator die bij u, en bij de situatie past.

Tip 3: Bepaal wat voor u het doel van de mediaton is

Beantwoord bij de voorbereidingen voor uzelf de volgende vragen:

• Wat is mijn grootste zorg?
• Waar heb ik behoefte aan?
• Wat heb ik nodig zodat ik met een goed gevoel verder kan?

Dat helpt bij het vinden van een oplossing voor het conflict.

Tijdens de mediation

Tip 4: Kies een geschikt moment voor de mediation-afspraken

Bepaal, samen met de mediator, wat een geschikt moment voor de bijeenkomsten is. U wilt goed voorbereid en zonder nodeloze afleiding aan de mediation beginnen. Het goed om voor de afspraken voldoende ruimte te hebben. Plan geen mediation-afspraken op drukke werkdagen, of op momenten waarop u weet dat u afgeleid of vermoeid zult zijn. Plan ook na de mediationbijeenkomst bij voorkeur geen belangrijke zaken. Het is belangrijk dat u zich volledig kunt richten op de mediation.

Tip 5: Bedenk of u iemand wilt meenemen

U hoeft het niet alleen te doen. U mag een voorkeur opgeven. Het kan prettig, of zelfs noodzakelijk zijn om iemand mee te nemen naar de mediation. Dat kan een familielid, een partner of vriend zijn. Dat kan ook een vertrouwenspersoon, of juridisch adviseur zijn. De mediator zal – als een partij aangeeft met gezelschap te komen – ook de andere partij in staat stellen dat te doen. Soms is het fijner om te kiezen om zonder gezelschap te komen, als u meent dat dat beter is voor het verloop van het gesprek.

Tip 6: Geef tijdens het gesprek uw behoeften aan

Heet u tijdens een mediationgesprek behoefte aan een pauze, spreekt u dat dan uit. Dat kan een rookpauze zijn, een toiletpauze, een denkpauze, of gewoon een onderbreking om even afstand te kunnen nemen.

Tip 7: Vraag waar nodig om een caucus

Het kan gebeuren dat u het tijdens de mediation prettiger vindt om bepaalde zaken ter sprake te brengen buiten het bijzijn van de andere deelnemer. U mag dat altijd aangeven. Dan last de mediator een caucus in. Een caucus is een apart gesprek met de mediator, waarbij de andere deelnemer niet aanwezig is. Ook kan de mediator zelf een caucus inlassen, zonder dat partijen daarom verzoeken. Goed om te weten: als een tussentijdse caucus plaatsvindt voor een partij, dan heeft ook de andere partij recht op een tussentijdse caucus.

Tip 8: Belangrijk: de vertrouwelijkheid

Wat tijdens een mediation besproken wordt, is vertrouwelijk. Heeft u de behoefte om ook buiten de sessies met iemand te spreken over de mediation, leg dat dan op tafel. De mediator zal dat dan met beide partijen afstemmen. Het is mogelijk om met derden te spreken, waarbij deze derde ook een geheimhoudingsverklaring moet ondertekenen. De mediator voorziet u op uw verzoek van een dergelijke verklaring. Pas na ondertekening daarvan mag met de derde gesproken worden.

Tip 9: Maak uw zorgen kenbaar

Heeft u zorgen over het proces? Over de vertrouwelijkheid? Heeft u de indruk dat de mediator niet neutraal is? Of voelt u zich om andere redenen ongemakkelijk bij de gang van zaken wat er besproken wordt: leg dat op tafel. Dat is uw recht, en ook uw verantwoordelijkheid. Toegegeven: dat kan soms best wat spannend zijn. Het is wel nodig. Als u zich niet uitspreekt, kan de ander het niet weten. Dan kan de situatie ook niet verbeterd worden.

De afsluiting van de mediation

Tip 10: Neem de tijd

De mediator zet de gemaakte afspraken op papier. U ontvangt daarvan eerst een conceptversie. Neem voldoende tijd om daar goed naar te (laten) kijken. Neem – waar nodig – de gelegenheid om overleg te plegen met een juridisch adviseur (met wie u kunt overleggen na ondertekening van een geheimhoudingsverklaring). Neem geen overhaaste beslissingen, en voel u vrij om terug te komen op eerder besproken onderwerpen. Dat mag in de mediation. De uiteindelijke afspraken – waar beide partijen zich in kunnen vinden – zijn pas definitief als er twee handtekeningen onder staan.

Lydia Charlier is geregistreerd MfN-mediator en rechtbankmediator (voorheen ook: advocaat), en graag bereid om u meer te vertellen over de mogelijkheden van mediation. Bel gerust: 06 21 610 610, of mail: info@charlierconsult.nl