Voorbereiding mediation

  • De partijen (al dan niet bijgestaan door advocaten) besluiten te mediaten; zij benoemen gezamenlijk een mediator;
  • Zij maken een afspraak over de (verdeling van de) kosten van de mediation; in beginsel is die verdeling 50/50, echter partijen kunnen daarvan in onderling overleg afwijken. In arbeidskwesties betaalt de werkgever meestal de kosten van de mediation. In letselschadekwesties betaalt meestal de verzekeraar deze kosten;
  • De mediator aanvaardt en bevestigt de opdracht van partijen;
  • De partijen informeren de mediator kort over (de aard van) hun geschil;
  • De mediator geeft inleidende informatie over het proces van mediation, onder meer over de vrijwilligheid, de inspanningsverplichting, de neutrale rol van de mediator, en de vertrouwelijkheid van het besprokene in de mediation;
  • Hij bespreekt met partijen wie aan de mediation zullen deelnemen, en welke locatie gewenst is;
  • Hij toetst in hoeverre de partijen gemotiveerd zijn om de mediation aan te gaan en checkt het mandaat van de betrokkenen. In overheidsmediations is in voorkomende gevallen een mandaatsbesluit noodzakelijk;
  • Hij overlegt met de partijen over plaats en tijdstip van de eerste sessies, zowel de afzonderlijke gesprekken (‘caucus’) als de (eerste) plenaire sessie;
  • De mediator stuurt de partijen de concept MfN mediation overeenkomst. Partijen controleren hun persoonsgegevens op juistheid;
  • Voor zover (door de mediator of de partijen) gewenst) sturen de partijen in onderling overleg voorafgaand aan de mediation aan de mediator de meest relevante schriftelijke stukken. In voorkomende gevallen is een korte schriftelijke uiteenzetting van het geschil en van de standpunten gewenst (niet meer dan 1 of 2 A4).

Intakegesprekken (‘caucus’)

  • De mediator heeft vaak al voorafgaand aan de eerste persoonlijke gesprekken met beide partijen per telefoon een kennismaking en informatief gesprek; dit eerste telefonisch contact (maximaal een half uur) is gratis;
  • De mediation start met een afzonderlijk gesprek (‘caucus’) met beide partijen. Partijen kunnen dan al hetgeen hen bezighoudt aan de mediator toevertrouwen. Het besprokene in de caucus is voor de mediator al aan strikte vertrouwelijkheid onderworpen, ook als de mediationovereenkomst nog niet is ondertekend;
  • Besproken wordt dat procedures worden opgeschort; nieuwe procedures worden niet gestart, dat alles behoudens uitzonderingssituaties die eveneens worden besproken.

De eerste plenaire bijeenkomst

  • De mediator neemt aan het begin van de eerste plenaire sessie nogmaals kort de regels en hoofdkenmerken van de mediation met de partijen door;
  • De logistiek van de dag wordt besproken, het onderwerp van de mediation wordt op de mediationovereenkomst ingevuld, en de mediationovereenkomst wordt door partijen, de overige aanwezigen en de mediator getekend;
  • De mediator verifieert of de vertegenwoordigers van de partijen bevoegd zijn om bindende afspraken te maken c.q. of de achterban zo nodig telefonisch kan worden bereikt;
  • Bepaald wordt wat de onderwerpen zijn die besproken moeten worden;
  • Partijen doen ieder hun verhaal; zij vertellen elkaar wat er in hun visie is gebeurd, wat de gevolgen daarvan zijn, hoe zij tegen het probleem en de oorzaak daarvan aankijken;
  • Bepaald wordt welke de belangrijkste belangen zijn waaraan in een oplossing tegemoet gekomen moet worden;
  • Ook tijdens de plenaire bijeenkomst kan (op verzoek van een der partijen of op verzoek van de mediator) een caucus worden ingelast;
  • In voorkomende gevallen kan de mediator tussen partijen ‘pendelen’; partijen kunnen de mediator dan in een vertrouwelijke setting hun gedachten toevertrouwen;
  • Van de inhoud van de afzonderlijke gesprekken met de ene partij wordt geen mededeling aan de andere partij gedaan, tenzij de bedoelde partij daarmee instemt.

Onderhandelen

  • De mediator helpt de partijen zoveel mogelijk oplossingsrichtingen te bedenken;
  • Van alle oplossingsrichtingen wordt plenair of apart besproken welke het meest tegemoet komen aan de eerder in beeld gebrachte belangen;
  • De mediator pendelt en brengt voorstellen van partijen over en/of de partijen onderhandelen onder zijn leiding direct met elkaar;
  • Indien het de wens is van partijen dat het besprokene in de mediation met derden (bijvoorbeeld een advocaat, partner, vertrouwenspersoon) kan worden gedeeld dan wordt dat met partijen besproken; de mediator verstrekt in dat geval voor deze derde een geheimhoudingsverklaring, waarmee deze derde aan dezelfde geheimhoudingsverplichting als de partijen is gehouden;
  • Het maximaal bereikbare onderhandelingsresultaat wordt in de onderhandeling zichtbaar;
  • De mediator bespreekt zonodig wat het alternatief is als geen oplossing wordt bereikt, en hoe zich dat verhoudt zich tot het maximaal bereikbare onderhandelingsresultaat;
  • De partijen bereiken wel of geen overeenstemming;
  • Waar nodig worden acties voor een volgende bijeenkomst bepaald, en wordt een vervolgbijeenkomst afgesproken.

Afsluiten mediation

Partijen bereiken overeenstemming:

  • Ingeval van verbetering van de relatie kunnen de afspraken in een door de mediator vervaardigd document worden neergelegd. Partijen spreken in dat geval af met wie deze afspraken kunnen worden gedeeld;
  • De afspraken kunnen ook worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst;
  • De vaststellingsovereenkomst wordt door de partijen of hun advocaten opgemaakt en ondertekend;
  • De mediator stuurt na het definitief worden van de afspraken een beëindigingsbericht waarmee de mediation wordt beëindigd;
  • De geheimhoudingsverplichtingen zoals afgesproken in de mediationovereenkomst aangaande het besprokene in de mediation blijven ook na beëindiging van de mediation bestaan.

… of partijen bereiken geen overeenstemming:

  • Indien mogelijk kunnen afspraken worden gemaakt welke nadere stappen na afloop van de mediation zullen worden ondernomen, en welk procesverloop deze stappen zullen hebben om het geschil te kunnen beslechten;
  • De mediator stuurt een beëindigingsbericht, waarmee de mediation wordt beëindigd. De mediator doet zonder de toestemming van partijen geen inhoudelijke mededelingen in dit beëindigingsbericht;
  • De geheimhoudingsverplichtingen zoals afgesproken in de mediationovereenkomst aangaande het besprokene in de mediation blijven ook na beëindiging van de mediation bestaan.

Meer lezen over mediation? Kijk ook eens op: Mediation en meer