Privacyverklaring: Charlier Consult

Dit is de privacyverklaring van Charlier Consult, gevestigd aan het adres Fazantenkamp 310 te 3607 CP Maarssen (hierna: de “mediator” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via e-mail: info@charlierconsult.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Mediationdossier

Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Facturering

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan
ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, woonplaats) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Analyse Websitebezoekers

Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Mediationdossier

De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan moeten sluiten.

Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Nieuwsbrief

Wij kunnen uw e-mailadres verder gebruiken om u af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en kunnen wij u nieuwsbrieven sturen op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan u te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor uw toestemming heeft verleend.

Analyse websitebezoekers

De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Mediationdossier

Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de Mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. In dat geval heeft de mediator met deze partijen een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

  1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
  2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
  3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
  5. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Versie mei 2018


Privacy statement for the MfN Registered Mediator

Privacy statement: Charlier Consult1

This is the privacy statement of Charlier Consult, based at Fazantenkamp 310, 3607 CP Maarssen (further herein: the ‘mediator‘ or ‘we‘. This privacy statement applies to the processing of personal data of our clients, potential clients and other persons visiting our website or being in contact with us.

In this privacy statement you will find information about the way in which we treat personal data. If after having read this privacy statement you still have questions about the way in which we deal with personal data, if you want to exercise your rights pursuant to the General Data Protection Regulation (‘GDPR‘) set out in this privacy statement or other legislation and regulations about personal data, or if you want to lodge a complaint about the use of your personal data, you can contact us by phone: +31 6 21 610 610 or via e-mail: charlier@charlierconsult.nl

If you are not satisfied with the way in which your complaint has been dealt with or if you prefer not to lodge your complaint with us, you can also lodge them with the Dutch Authority of Personal Data via the website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

The mediator is responsible for processing your personal data and in doing so will do it with the greatest possible care and obviously comply with the rules arising from the GDPR.

Which personal data do we process?

Mediation file

If you give instructions to the mediator, the mediator will process personal data which you and the other party(ies) in your case provide to the mediator. These are in any event your contact details such as your name, address, e-mail address and telephone number. Moreover, there are personal details which are relevant to the file. Depending on the subject of the mediation, this might also be sensitive and/or special personal data.

Invoicing

If you give us instructions, we also process data which are necessary for sending invoices and processing payments for the services which the mediator performs. Apart from your contact details, this relates to your bank account and any other payment details.

Contact

If you contact us via e-mail or by phone, we process the data you provide. This then relates to the contact details you give us (name, e-mail address, telephone number)2 and the reason why you contact us (for instance because you have a question).


1 To be used as an annex to the mediation agreement and on the website of the mediator.
2 If more information is requested in a contact form (such as date of birth or domicile), it is to be added here.

Analysis of website visitors3

Finally, we process analytical data about (the computers of) visitors to our website via cookies which are placed when you visit the website. Via these cookies (a part of) the IP address of the visitor will be stored.

For which purposes and on what basis do we process personal data?

Mediation file

The mediator uses the personal data which you have provided in connection with mediation instructions to handle the mediation file. Because it may be the case that sensitive and/or special personal data are processed during the mediation process (and this is not always clear in advance), we ask your consent to process your personal data. You give this consent by signing the mediation agreement. If you do not give this consent, unfortunately you cannot use the services of the mediator because the mediator cannot carry out the service without processing personal data which are relevant to the file.

You have the right to withdraw your consent. In that case the mediator can no longer process any of your data. From the moment consent has been withdrawn the mediator can no longer perform any services for you, and will then have to close the mediation file immediately.

Invoicing

We use the payment details you have provided in order to invoice our activities. This processing is necessary in order to carry out the agreement which you have formed with us.

Contact

We use the contact details you give us to contact you when necessary, for instance to answer a question. We process these personal data because it is necessary for representing our justified interest, namely the interest of being able to carry out our activities and to secure new assignments.


3 Only leave this paragraph in if analytical cookies will be placed (such as Google Analytics cookies). It is allowed to place Google Analytics cookies without the prior consent of Google, if they have been set to privacy-friendly in accordance with the manual of the Dutch Authority for Personal Data (see: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/handleiding_privacyvriendelijk_instellen _google_analytics_mrt_2018.pdf). If you use other analytical cookies: please contact your ICT provider to enquire which data are retrieved.

If no cookies are placed, this paragraph can be removed.
If cookies are placed that are different from functional or analytical cookies and therefore more details are collected than merely IP addresses (for instance if tracking cookies are placed) this must be stated here and prior to placing the cookies the consent of the visitor must be asked, for instance via a cookie wall. In that case please consult your ICT provider about which data are collected via these cookies. For that matter we advise against placing tracking cookies on websites of mediators because the fact that someone has visited the website of a mediator may already be sensitive information.
If you are unsure which cookies are placed via your website, you can check this for instance by installing the Ghostery browser extension (https://www.ghostery.com/) and surf to your own website.

How long do we store your personal data?

Mediation file

In principle we store the mediation file and the personal data included in it for twenty years after the file has been closed, in connection with the maximum period of limitation. In exceptional cases we store a file for more than twenty years, for instance if the period of limitation has been interrupted or if the mediator is of the opinion that there is another justified interest to store the file for a longer period.

Administration

We retain our administration including the invoices and other records on which the personal data of the parties are stated, for a period of seven years after the close of the financial year in order to be able to comply with the fiscal retention obligation.

Other contact details

We store other contact details for one year after the most recent contact, unless you submit a request to us to remove the data sooner.

Who do we share your data with?

Your data are stored in a digital file and may appear in e-mails which the mediator sends or receives, and are stored with them (and therefore processed) by our ICT provider. Moreover, the payment details which you gave to the mediator for invoicing, are passed on to the party who keeps the financial accounts for the mediator.4

If you or another party, who has been involved in a mediation, lodges a complaint against the mediator which relates to the treatment of a mediation file which includes your personal data, your personal data can be provided to the Quality Foundation for Mediators (Stichting Kwaliteit Mediators) (SKM) and/or the foundation “Stichting Tuchtrechtspraak Mediation” (STM). Your data will be dealt with confidentially by both bodies.

We will not provide your data to any further third parties5, unless we are obliged to provide certain data pursuant to applicable legislation and regulations, for instance to the police in connection with preliminary investigation proceedings.


4 If applicable.
5 Check this! If data are indeed provided to other third parties/processors: please insert it here!

How are your data secured?

We have taken suitable technical and organisational security measures to protect your personal data against loss, abuse and unauthorised access by third parties. In addition, we also oblige our ICT provider to take such suitable technical and organisational security measures.

What are your rights?

You have the following rights:

  1. The right to inspect your personal data and to receive a copy of them.
  2. The right to rectification of your personal data if they are inaccurate or incomplete.
  3. The right to object to the processing and/or – in certain cases – the right to restrict the processing of your personal data.
  4. In certain cases: the right to have your personal data deleted (‘right to be forgotten’).
  5. The right to obtain your personal data in a structured, common and machine readable form and to transfer those data to another.

For more information about these rights and when you can exercise them: see Articles 15 up to and including 20 of the General Data Protection Regulation.

You can exercise your rights by contacting us via the e-mail address or telephone number stated at the beginning of the privacy statement,

Amendments

Sometimes there might be a change in the personal data which we process or the applicable regulations. In that case we may adjust this privacy statement. In the event of major changes, we will place a notification on the website and inform you of the amendment via e-mail.

Version May 2018